Pendahuluan
Setiap organisasi membutuhkan perencanaan. Perencanaan merupakan aktivitas awal dari organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan tujuan, serta strategi untuk mencapainya. Perencanaan menurut Robbins dan Coulter (2002), merupakan sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk mencapai tujuan tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem secara menyeluruh, terintegrasi dan mengkoordinasi seluruh aktivitas organisasi pada pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian perencanaan merupakan sesuatu yang penting dan perlu dipersiapkan secara matang bagi organisasi yang berkelanjutan.
Dalam menyusun perencanaan program kerja, perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar serta seluruh elemen dalam organisasi. Dengan memperhatikan secara menyeluruh, maka akan mendapatkan tujuan yang jelas untuk menggerakan roda organisasi dan memutuskan program kerja yang strategis kedepan. Program kerja yang strategis, yakni program yang menjawab kebutuhan organisasi secara internal, maupun tantangan organisasi kedepan secara eksternal. Program kerja harus mampu membuat daur hidup organisasi mengalami keberlanjutan dan keberlangsungan.
Dalam menyusun perencanaan program kerja, perlu memperhatikan hal-hal yang mendasar serta seluruh elemen dalam organisasi. Dengan memperhatikan secara menyeluruh, maka akan mendapatkan tujuan yang jelas untuk menggerakan roda organisasi dan memutuskan program kerja yang strategis kedepan. Program kerja yang strategis, yakni program yang menjawab kebutuhan organisasi secara internal, maupun tantangan organisasi kedepan secara eksternal. Program kerja harus mampu membuat daur hidup organisasi mengalami keberlanjutan dan keberlangsungan.
Fungsi Perencanaan
Menurut Robbins dan Coulter, ada empat fungsi dari perencanaan:
1. Perencanaan berfungsi sebagai pengarah.
Perencanaan menjadi acuan dari seluruh aktivitas organisasi. Dengan adanya rencana, maka seluruh elemen potensial internal dan eksternal organisasi dapat digerakan menuju pada pencapaian tujuan, sebagaimana yang telah direncanakan.
2. Perencanaan berfungsi sebagai minimalisasi ketidak pastian
Ketidak pastian daur hidup organisasi diwaktu kedepan akan diminimalisir. Karena dengan adanya perencanaan, maka organisasi akan terus bergerak dengan tujuan dan arah yang jelas dan tepat sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Sehingga kepastian siklus hidup organisasi diwaktu mendatang menjadi jelas.
3. Perencanaan berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya
Dengan perencanaan yang tepat dan strategis, maka organisasi tidak melakukan pemborosan sumber daya, baik itu berupa anggaran, maupun sumber daya potensial lainnya. Perencanaan yang strategis akan memanfaatkan sumber daya secara efesien dan efektif.
4. Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas
Dengan perencanaan, maka ada standar kualitas yang ingin dicapai. Untuk itu pengawasan akan diterapkan dalam melakukan aktivitas organisasi. Perencanaan yang baik, akan juga diikuti oleh berbagai pengukuran standar keberhasilan. Dan hal tersebut berfungsi sebagai pengawasan terhadap kualitas kinerja organisasi.
Syarat dari Perencanaan Program Kerja yang Strategis
Dalam melakukan perencanaan program kerja, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Syarat-syarat tersebut menjadi acuan, agar perencanaan yang dibuat berguna bagi organisasi dan strategis untuk dilaksanakan :
1. Faktual atau realistis. Perencanaan yang dibuat haruslah berguna untuk mengatasi masalah-masalah factual yang terjadi di organisasi, baik internal maupun ekternal, agar tujuan organisasi dapat terwujud dan tidak mengganggu kinerja organisasi secara umum. Selain itu juga realistis dalam menganalisa berbagai sumber daya yang ada, sehingga dapat digunakan sebagai potensi dasar pelaksanaan program.
2. Logis dan rasional. Perencanaan yang dibuat memiliki alur logis dan rasional untuk diterapkan. Tidak bertentangan dengan dasar organisasi dan mampu mengarahkan organisasi maju kedepan untuk lebih berkembang.
3. Fleksibel dan kreatif. Perencanaan program kerja tidak harus terus mengulang program-program yang pernah dilakukan, akan tetapi dapat lebih fleksibel dalam menemukan program-program baru yang lebih kreatif, untuk meningkatkan efektifitas dalam pencapaian tujuan organisasi.
4. Komitmen. Dalam membuat perencanaan perlu ada komitmen dari seluruh pelaku organisasi, untuk menerapkan perencanaan yang dibuat. Sehingga dalam membuat analisis organisasi serta menyusun perencanaan program kerja, mereka mengarahkan seluruh tenaga dan waktu mereka secara maksimal. Karena mereka juga selaku pelaku organisasi yang akan melaksanakannya.
5. Komprehensif. Perencanaan harus bersifat menyeluruh, bukan hanya berpihak pada salah satu aspek, kepentingan, bidang maupun divisi. Dalam membuat perencanaan seluruh aspek dalam organisasi harus bersama-sama bekerja sama memikirkan tentang program kerja yang strategis untuk organisasi, dan berusaha untuk mencapai tujuannya secara menyeluruh.
Cara Membuat Program Kerja Strategis agar Berhasil Dilaksanakan
Seringkali program kerja yang strategis dibiarkan begitu saja pasca perencanaan dan tidak ditindak lanjuti. Untuk itu dalam membuat perencanaan program kerja, perlu juga dipikirkan, strategi yang tepat agar membuat program kerja tersebut berhasil untuk diterapkan. Adapun cara atau strategi agar membuat program kerja strategis agar berhasil adalah :
1. Menetapkan tujuan. Dalam membuat program kerja harus memiliki tujuan yang jelas dan dapat terukur. Agar penetapan tujuan itu efektif dapat menggunakan pedoman SMART.
Spesifik : Tujuan harus spesifik. Dalam perumusan program kerja, tujuan harus runtut dan sistematis dari tujuan umum ke tujuan khusus.
Measurable : Tujuan tersebut harus dapat diukur tingkat ketercapaiannya. Untuk itu dalam perumusan program kerja, ada juga indicator keberhasilan.
Attainable : Tujuan tersebut dapat dicapai, dengan cara menganalisis potensi-potensi eksternal dan internal organisasi. Untuk itu dalam perencanaan program kerja, analisis lingkungan organisasi itu penting.
Realistic : Tujuan harus realistis dan sesuai dengan dasar serta aturan main organisasi.
Timely : Tujuan harus terukur dalam waktu yang tepat, jangan sampai ketercapaiannya melewati periodesasi masa jabatan dalam organisasi atau lainnya.
2. Perlu adanya komitmen bersama seluruh pelaku organisasi untuk mencapai tujuan dan program kerja organisasi.
3. Mengembangkan strategi kerja yang efektif. Efektif dalam berkoordinasi, menggunakan waktu dan menggunakan sumber-sumber daya organisasi lainnya.
Pendekatan dalam Membuat Perencanaan Program Kerja yang Strategis
Dalam membuat perencanaan program kerja yang strategis maka ada dua pendekatan yang dapat digunakan :
Ketidak pastian daur hidup organisasi diwaktu kedepan akan diminimalisir. Karena dengan adanya perencanaan, maka organisasi akan terus bergerak dengan tujuan dan arah yang jelas dan tepat sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Sehingga kepastian siklus hidup organisasi diwaktu mendatang menjadi jelas.
3. Perencanaan berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya
Dengan perencanaan yang tepat dan strategis, maka organisasi tidak melakukan pemborosan sumber daya, baik itu berupa anggaran, maupun sumber daya potensial lainnya. Perencanaan yang strategis akan memanfaatkan sumber daya secara efesien dan efektif.
4. Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas
Dengan perencanaan, maka ada standar kualitas yang ingin dicapai. Untuk itu pengawasan akan diterapkan dalam melakukan aktivitas organisasi. Perencanaan yang baik, akan juga diikuti oleh berbagai pengukuran standar keberhasilan. Dan hal tersebut berfungsi sebagai pengawasan terhadap kualitas kinerja organisasi.
Syarat dari Perencanaan Program Kerja yang Strategis
Dalam melakukan perencanaan program kerja, ada syarat-syarat yang harus dipenuhi. Syarat-syarat tersebut menjadi acuan, agar perencanaan yang dibuat berguna bagi organisasi dan strategis untuk dilaksanakan :
1. Faktual atau realistis. Perencanaan yang dibuat haruslah berguna untuk mengatasi masalah-masalah factual yang terjadi di organisasi, baik internal maupun ekternal, agar tujuan organisasi dapat terwujud dan tidak mengganggu kinerja organisasi secara umum. Selain itu juga realistis dalam menganalisa berbagai sumber daya yang ada, sehingga dapat digunakan sebagai potensi dasar pelaksanaan program.
2. Logis dan rasional. Perencanaan yang dibuat memiliki alur logis dan rasional untuk diterapkan. Tidak bertentangan dengan dasar organisasi dan mampu mengarahkan organisasi maju kedepan untuk lebih berkembang.
3. Fleksibel dan kreatif. Perencanaan program kerja tidak harus terus mengulang program-program yang pernah dilakukan, akan tetapi dapat lebih fleksibel dalam menemukan program-program baru yang lebih kreatif, untuk meningkatkan efektifitas dalam pencapaian tujuan organisasi.
4. Komitmen. Dalam membuat perencanaan perlu ada komitmen dari seluruh pelaku organisasi, untuk menerapkan perencanaan yang dibuat. Sehingga dalam membuat analisis organisasi serta menyusun perencanaan program kerja, mereka mengarahkan seluruh tenaga dan waktu mereka secara maksimal. Karena mereka juga selaku pelaku organisasi yang akan melaksanakannya.
5. Komprehensif. Perencanaan harus bersifat menyeluruh, bukan hanya berpihak pada salah satu aspek, kepentingan, bidang maupun divisi. Dalam membuat perencanaan seluruh aspek dalam organisasi harus bersama-sama bekerja sama memikirkan tentang program kerja yang strategis untuk organisasi, dan berusaha untuk mencapai tujuannya secara menyeluruh.
Cara Membuat Program Kerja Strategis agar Berhasil Dilaksanakan
Seringkali program kerja yang strategis dibiarkan begitu saja pasca perencanaan dan tidak ditindak lanjuti. Untuk itu dalam membuat perencanaan program kerja, perlu juga dipikirkan, strategi yang tepat agar membuat program kerja tersebut berhasil untuk diterapkan. Adapun cara atau strategi agar membuat program kerja strategis agar berhasil adalah :
1. Menetapkan tujuan. Dalam membuat program kerja harus memiliki tujuan yang jelas dan dapat terukur. Agar penetapan tujuan itu efektif dapat menggunakan pedoman SMART.
Spesifik : Tujuan harus spesifik. Dalam perumusan program kerja, tujuan harus runtut dan sistematis dari tujuan umum ke tujuan khusus.
Measurable : Tujuan tersebut harus dapat diukur tingkat ketercapaiannya. Untuk itu dalam perumusan program kerja, ada juga indicator keberhasilan.
Attainable : Tujuan tersebut dapat dicapai, dengan cara menganalisis potensi-potensi eksternal dan internal organisasi. Untuk itu dalam perencanaan program kerja, analisis lingkungan organisasi itu penting.
Realistic : Tujuan harus realistis dan sesuai dengan dasar serta aturan main organisasi.
Timely : Tujuan harus terukur dalam waktu yang tepat, jangan sampai ketercapaiannya melewati periodesasi masa jabatan dalam organisasi atau lainnya.
2. Perlu adanya komitmen bersama seluruh pelaku organisasi untuk mencapai tujuan dan program kerja organisasi.
3. Mengembangkan strategi kerja yang efektif. Efektif dalam berkoordinasi, menggunakan waktu dan menggunakan sumber-sumber daya organisasi lainnya.
Pendekatan dalam Membuat Perencanaan Program Kerja yang Strategis
Dalam membuat perencanaan program kerja yang strategis maka ada dua pendekatan yang dapat digunakan :
1. Pendekatan Tradisional (Top Down)
Dalam pendekatan ini, perencanaan dibuat pada tingkat puncak organisasi. Level menengah dan bawah, harus mendukung program kerja yang telah dibuat oleh tingkat puncak. Dalam pendekatan ini sangat strategis, karena seringkali tingkat bawah dan menengah dilibatkan dalam melakukan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari organisasi. Untuk itu keterlibatan dari berbagai level juga ikut ambil bagian. Walaupun pada akhirnya, yang memutuskan program kerja berdasarkan hasil analisa tersebut adalah manajemen pada tingkatan puncak.
Pada pendekatan ini, manajemen puncak memutuskan program kerja untuk kurun waktu tertentu, dan manajemen level menengah serta bawah mengembangkan rencana operasional untuk melaksanakan program kerja tersebut. Dengan demikian tanggung jawab ketercapaian tujuan organisasi secara umum juga dikontribusikan oleh level menengah dan bawah.
Dalam penyusunan perencanaan program kerja pun dalam pendekatan ini, dimulai dari perumusan misi & visi organisasi, nilai-nilai organisasi dan dilanjutkan dengan analisis menyeluruh terhadap organisasi. Dengan demikian organisasi tetap mengarah pada tujuan ideal.
2. Pendekatan Management By Objective (MBO)
Istilah management by objective (MBO) diperkenalkan oleh Peter Drucker (1954) lewat bukunya The Practice of Management. MBO mengacu pada seperangkat prosedur formal, yang dimulai dari penentuan sasaran atau tujuan dilanjutkan hingga peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Keberhasilan dari MBO adalah pada partisipasi menyeluruh dari seluruh pelaku organisasi di berbagai level manajemen. Dalam MBO sangat bergantung pada seberapa jauh manajemen puncak menetapkan sasaran atau tujuan organisasi. MBO tidak hanya membuat manajemen puncak menetapkan sasaran, akan tetapi mereka juga sekaligus aktif dalam mencapai sasaran tersebut, bekerjasama dengan level manajemen lainnya.
Kedua pendekatan tersebut dapat digunakan dalam merencanakan program kerja yang strategis. Untuk pendekatan tradisional, banyak bentuk organisasi yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan pada pendekatan tradisional, melibatkan seluruh pelaku organisasi dan dapat merencanakan tujuan yang jangka panjang, berdasarkan hasil analisi menyeluruh. Sedangkan pada pendekatan MBO, seringkali digunakan oleh organisasi bisnis. Hal ini dikarenakan semakin cepatnya kompetisi dan membutuhkan kecepatan serta ketepatan dalam menetapkan sasaran.
Penutup
Perencanaan program kerja yang strategis dapat mengarahkan organisasi pada keberlangsungan daur hidup yang lebih lama. Strategis berarti program tersebut dapat dilaksanakan dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sebagai pelaku organisasi, pengetahuan akan perencanaan program kerja yang strategis harus benar-benar dipahami, sehingga ada kesatuan dalam melanjutkan roda organisasi. Organisasi yang berpikir strategis kedepan, merupakan organisasi yang kreatif, cepat mengalami perubahan dan tidak tenggelam dalam perubahan.
(Link : http://rickyanggili.blogspot.com/2012/08/perencanaan-program-kerja.html )
Dalam pendekatan ini, perencanaan dibuat pada tingkat puncak organisasi. Level menengah dan bawah, harus mendukung program kerja yang telah dibuat oleh tingkat puncak. Dalam pendekatan ini sangat strategis, karena seringkali tingkat bawah dan menengah dilibatkan dalam melakukan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari organisasi. Untuk itu keterlibatan dari berbagai level juga ikut ambil bagian. Walaupun pada akhirnya, yang memutuskan program kerja berdasarkan hasil analisa tersebut adalah manajemen pada tingkatan puncak.
Pada pendekatan ini, manajemen puncak memutuskan program kerja untuk kurun waktu tertentu, dan manajemen level menengah serta bawah mengembangkan rencana operasional untuk melaksanakan program kerja tersebut. Dengan demikian tanggung jawab ketercapaian tujuan organisasi secara umum juga dikontribusikan oleh level menengah dan bawah.
Dalam penyusunan perencanaan program kerja pun dalam pendekatan ini, dimulai dari perumusan misi & visi organisasi, nilai-nilai organisasi dan dilanjutkan dengan analisis menyeluruh terhadap organisasi. Dengan demikian organisasi tetap mengarah pada tujuan ideal.
2. Pendekatan Management By Objective (MBO)
Istilah management by objective (MBO) diperkenalkan oleh Peter Drucker (1954) lewat bukunya The Practice of Management. MBO mengacu pada seperangkat prosedur formal, yang dimulai dari penentuan sasaran atau tujuan dilanjutkan hingga peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Keberhasilan dari MBO adalah pada partisipasi menyeluruh dari seluruh pelaku organisasi di berbagai level manajemen. Dalam MBO sangat bergantung pada seberapa jauh manajemen puncak menetapkan sasaran atau tujuan organisasi. MBO tidak hanya membuat manajemen puncak menetapkan sasaran, akan tetapi mereka juga sekaligus aktif dalam mencapai sasaran tersebut, bekerjasama dengan level manajemen lainnya.
Kedua pendekatan tersebut dapat digunakan dalam merencanakan program kerja yang strategis. Untuk pendekatan tradisional, banyak bentuk organisasi yang menggunakannya. Hal ini dikarenakan pada pendekatan tradisional, melibatkan seluruh pelaku organisasi dan dapat merencanakan tujuan yang jangka panjang, berdasarkan hasil analisi menyeluruh. Sedangkan pada pendekatan MBO, seringkali digunakan oleh organisasi bisnis. Hal ini dikarenakan semakin cepatnya kompetisi dan membutuhkan kecepatan serta ketepatan dalam menetapkan sasaran.
Penutup
Perencanaan program kerja yang strategis dapat mengarahkan organisasi pada keberlangsungan daur hidup yang lebih lama. Strategis berarti program tersebut dapat dilaksanakan dan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sebagai pelaku organisasi, pengetahuan akan perencanaan program kerja yang strategis harus benar-benar dipahami, sehingga ada kesatuan dalam melanjutkan roda organisasi. Organisasi yang berpikir strategis kedepan, merupakan organisasi yang kreatif, cepat mengalami perubahan dan tidak tenggelam dalam perubahan.
(Link : http://rickyanggili.blogspot.com/2012/08/perencanaan-program-kerja.html )
(Dibawakan Ricky A. Nggili sebagai materi pada Pelatihan & Workshop FTI UKSW, di Wisma Bukit Soka, Salatiga. Tanggal 24 Agustus 2013)
.png)
Posting Komentar