Saturday, 25 August 2012

Perencanaan Program Kerja

Pendahuluan
     Sebuah organisasi memiliki tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut terwujud dengan tercapainya visi organisasi. Dalam proses pencapaian visi tersebut ada tindakan-tindakan manajerial yang dilakukan, agar organisasi dapat bekerja secara optimal dan efektif. Tindakan-tindakan manajerial tersebut, menurut John R. Terry dalam buku “Principles of Management” meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan (actuating) dan pengawasan. Dengan melaksanakan prinsip-prinsip manajemen tersebut, maka visi organisasi akan tercapai secara sistematis dan terukur. 
    Dalam materi ini akan dipaparkan prinsip yang paling awal dalam aktivitas manajemen, yakni perencanaan. Perencanaan yang dimaksud adalah perencanaan program kerja. Perencanaan program kerja merupakan tindakan lanjut setelah penentuan visi organisasi. Perencanaan sangat penting agar visi organisasi dapat dicapai secara terencana dan tersistematis. Perencanaan program kerja adalah sebuah tindakan perencanaan pelaksanaan program yang dilakukan secara sistematis, dengan capaian tujuan tertentu pada satu periodesasi kepemimpinan. Dengan demikian program kerja yakni, program yang direncanakan untuk dilakukan secara sistematis dan terukur, dengan capaian tujuan tertentu pada satu periodesasi kepemimpinan dalam organisasi. Perencanaan program kerja dibuat pada kurun waktu satu kepemimpinan, karena harus menjawab capaian yang diharapkan saat sang pemimpin melaksanakan tugas memimpin organisasi. 
     Seringkali perencanaan program dibuat hanya dengan cara melakukan plagiasi atau replikasi program-program yang sudah dilakukan pada periode sebelumnya. Hal ini tidak sepenuhnya salah, akan tetapi jika mengesampingkan kegiatan analisa terhadap sumber-sumber daya organisasi, maka plagiasi dan replikasi program akan membuat organisasi tidak berkembang dan bergerak ditempat. Perencanaan program haruslah memperhatikan capaian dan kondisi organisasi, sehingga ada keberlanjutan program dalam menjawab capaian visi organisasi.

Siapa Yang Membuat Perencanaan Program Kerja ? 
     Dalam menjalankan roda organisasi, pengurus atau fungsionaris seringkali terjebak dalam paradigma, bahwa yang membuat perencanaan program kerja organisasi adalah pimpinan organisasi. Jika hal ini yang terjadi maka analisis terhadap kondisi organisasi tidaklah menyeluruh dan dapat membuat perencanaan program kerja organisasi tidak menjawab kebutuhan organisasi. 
     Dalam membuat perencanaan program kerja organisasi, seluruh pelaku organiasi haruslah terlibat secara aktif. Dari membuat analisa kondisi dan sumber daya organisasi hingga pada penetapan program yang tepat bagi organisasi pada satu periodesasi kepemimpinan. Dengan melakukan analisis kebutuhan dan penyusunan program secara bersama-sama, maka pada saat pelaksanaan (actuating) program tersebut, kendala dari internal organisasi dapat diminimalisir. Selain itu, seluruh pelaku organisasi akan mampu mengeksekusi program tersebut dengan baik, dikarenakan merekalah yang merencanakan dan memahami secara benar indikator dari keberhasilan program tersebut. 
    Jika organisasi yang anda miliki sangat besar atau memiliki jumlah anggota yang banyak, maka keterlibatan orang dalam melakukan perencanaan program juga haruslah dibatasi. Hal ini membantu agar dalam perencanaan program tidak memakan waktu yang panjang dalam mengambil keputusan untuk merumuskan dan menetapkan rencanan program kerja.


     Dalam bagan diatas, tampak bahwa dalam organisasi yang besar, anggota dilibatkan dalam perencanaan program sebagai bagian dalam melakukan aktivitas analisis kebutuhan organisasi. Anggota haruslah mengetahui sumber daya dan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan dalam perumusan rencana program. Setelah melakukan analisis kebutuhan, maka perumusan rencana program yang tepat dapat diputuskan pada tingkatan pimpinan organisasi. Pimpinan yang menggunakan seluruh hasil analisa sebagai dasar pengambilan keputusan rencana program yang tepat dalam menjawab kebutuhan organisasi. Dengan begitu perencanaan program kerja organisasi akan lebih efektif, dan tetap melibatkan seluruh anggota organisasi.

Tujuan dan Manfaat Perencanaan Program Kerja
Tujuan dari perencanaan program kerja organisasi adalah :
  1. Pencapaian visi dan misi organisasi. Dengan merencanakan program kerja secara efektif, maka pengurus atau fungsionaris merencanakan untuk menjalankan roda organisasi menuju capaian tujuan organisasi. Memang tidak dalam satu periodisasi kepemimpinan organisasi visi dan misi akan tercapai, namun program tersebut akan mendekatkan organisasi secara bertahap untuk mencapai hal tersebut. Dalam program kerja juga akan tampak misi yang dijalankan dalam aktivitas organisasi. 
  2. Menjawab kebutuhan organisasi. Dengan memiliki program kerja yang efektif, maka organisasi telah menemukan semacam “metode yang tepat” dalam menjawab kebutuhan organisasi. Kebutuhan organisasi yang dimaksud adalah kebutuhan dalam menjawab persoalan organisasi secara internal maupun eksternal dan kebutuhan organisasi dalam menciptakan strategi yang tepat bagi organisasi kedepannya. 
  3. Bekerja secara sistematis. Program kerja organisasi dapat membantu setiap anggota organisasi untuk bekerja secara sistematis dan terstruktur dalam mencapai tujuan organisasi. Seluruh anggota akan terlibat secara aktif dan terstruktur dalam meningkatkan kinerja untuk menjawab tujuan program. 

Manfaat dari perencanaan program kerja organisasi :
  • Setiap anggota organisasi terutama pengurus atau fungsionaris akan memiliki semangat kebersamaan dalam melaksanakan aktivitas organisasi. Karena ada perasaan bersama dalam menganalisis dan merencanakan program tersebut. Dengan demikian program tersebut menjadi program bersama dan bukan hanya pimpinan.
  • Setiap anggota organisasi akan memiliki tanggung jawab yang besar dalam mewujudkan capaian dari program kerja. Karena dengan melaksanakan tanggung jawab tersebut, maka capaian dari visi organisasi juga akan terwujud.
  • Pihak yang berada diluar organisasi akan melihat adanya kesatuan kerja dan perilaku yang positif dari organisasi terhadap lingkungan sekitar.
Langkah-langkah dalam Membuat Program Kerja Organisasi Secara Sederhana
     Sebelum kita memahami langkah-langkah membuat program, kita mengetahui dahulu, bahwa dalam sebuah program ada hirarki program, yakni : Program Induk (PI), Kategori Program Utama (KPU), Program Utama dan Kegiatan. Hirarki tersebut menjelaskan turunan dari program. PI merupakan program induk yang direncanakan akan dicapai dalam satu periodesasi. PI adalah program puncak, yang selanjutnya diturunkan ke KPU. KPU merupakan program yang lebih terspesifikasi. Karena dalam KPU, Program Induk dikategorikan agar lebih terinci. Selanjutnya Program Utama (PU) merupakan tujuan yang lebih terkecil lagi dari KPU. Program utama memecah tujuan-tujuan KPU menjadi lebih sistematis. Setelah PU, maka Kegiatan (atau bisa dikatakan juga Program Kegiatan) merupakan rencana realistis untuk mengeksekusi program. Kegiatan adalah aktivitas untuk menjawab program yang paling akhir. Jika diperhatikan nantinya dalam tabel rencana program, maka semakin ke posisi kanan tabel aktivitas program akan semakin terperinci (besar). Hal tersebut menjelaskan bahwa beberapa kegiatan akan dilaksanakan satu tujuan PI dan KPU, bukan sebaliknya. Untuk itu perhatikanlah bahwa PI dan KPU merupakan sesuatu yang masih umum, dan PU serta kegiatan merupakan program khusus untuk menjawab PI & KPU (sebagai tujuan umum). Dalam materi ini PI tidak akan terlalu dibahas, namun langsung pada tahp kedua yakni KPU. Hal ini dikarenakan PI sering kali jarang digunakan, disebabkan oleh luasnya cakupan dari PI.


Selanjutnya dalam membuat program kerja organisasi dibutuhkan langkah-langkah yang sistematis dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. langkah-langkah dalam membuat program kerja organisasi : 

1. Pahami visi dan misi organisasi
Sebuah organisasi pastilah memiliki visi dan misi. Visi dan misi merupakan jiwa/ roh organisasi. Seluruh anggota organisasi haruslah memahami hal tersebut, karena harus dipastikan tidak ada seorang pun dalam organisasi yang bertindak menyimpang dari visi/ misi organisasi. Dalam membuat program kerja organisasi, visi dan misi organisasi merupakan dasar dari pelaksanaan setiap program. Hal ini dikarenakan visi dan misi tersebutlah yang merupakan tujuan dari pembuatan program dan aktivitas organisasi. Pemahaman yang baik mengenai visi dan misi adalah seperti rel yang memastikan agar program dibuat dengan tetap mengarah pada pencapaian tujuan organisasi (visi dan misi). 

2. Kenali nilai-nilai dari organisasi
Nilai merupakan inti dari organisasi. Jika visi merupakan sesuatu yang dituju dalam berorganisasi, maka nilai adalah sesuatu yang hidup dalam aktivitas organisasi. Nilai merupakan sesuatu yang universal dan dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi. Kenalilah dan pahami nilai yang dimiliki organisasi, karena dalam penyusunan program nilai-nilai ini harus tampak dalam aktivitas sebagai cermin dari organisasi. 

3. Analisa kebutuhan organisasi/ kondisi organisasi
Selanjutnya lakukanlah analisis terhadap kondisi dan kebutuhan organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Analisis dapat menggunakan pengamatan maupun alat analisis lainnya, seperti : SWOT, Fishbone dan pohon masalah. Dalam melakukan analisis, anda harus mengetahui secara internal : kebutuhan anggota, masalah yang dihadapi organisasi, tujuan organisasi jangka pendek dan sumber-sumber daya organisasi secara internal. Sedangkan secara ekternal, yakni jaringan organisasi, hubungan organisasi dengan lingkungan dan kredibilitas organisasi di tengah-tengah masyarakat. Analisis ini harus melibatkan anggota dan segala sumber daya organisasi. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi plagiasi dalam perencanaan program nantinya. 

4. Penetapan program kerja organisasi
Setelah melakukan analisis, maka langkah selanjutnya adalah memutuskan program-program yang tepat untuk dilaksanakan dalam satu periodesasi. Penetapan program harus memperhatikan tiga tahap sebelumnya, sehingga tidak ada keberpihakan namun menjawab tujuan organisasi. Program kerja organisasi merupakan suatu rencana kegiatan secara berkelanjutan untuk menjawab tujuan dari organisasi. 
     Penetapan program kerja organisasi haruslah rinci dan jelas, sehingga dalam mengeksekusi program tersebut tidak terjadi kesalahan dalam menafsirkan capaian yang diinginkan. Bagian-bagian dalam program kerja organisasi, yakni : 
  • Kategori Program Utama (KPU). KPU memberikan gambaran komprehensif tentang program. 
  • Program Utama (PU). PU yang membentuk satu kesatuan dalam KPU. PU masih agak luas lingkupnya dan telah dirumuskan sedemikian rupa sehingga jelas tujuan yang ingin dicapai dan permasalahan yang dihadapi, namun cukup spesifik untuk dipergunakan sebagai acuan dalam menyusun program kegiatan oleh satuan organisasi dalam sistem. 
  • Program (P). Merupakan turunan dari PU. Program haruslah sudah terperinci dan mendekati kegiatan. 
  • Kegiatan. Kegiatan haruslah menjawab program. Dalam satu program dapat dilaksanakan beberapa kegiatan untuk menjawab capaian program. Kegiatan ini lebih bersifat aplikatif dan dapat dilaksanakan (berdasarkan analisa terhadap sumber-sumber daya). Kegiatan juga harus memperhatikan nilai-nilai yang melekat dari organisasi. 
  • Tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan menjelaskan tentang tujuan dari pelaksanaan kegiatan. Dan tujuan dari kegiatan merupakan turunan dari tujuan program. 
  • Sasaran. Menunjukan sasaran dari kegiatan. Sasaran haruslah tepat dan jelas. Pemilihan sasaran harus menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang tepat dan tidak hanya sekedar agar kegiatan terlaksana, namun ada sesuatu yang diharapkan dengan sasaran tersebut. 
  • Indikator keberhasilan. Indikator keberhasilan untuk mengukur tingkat keberhasilan/ capaian dari kegiatan. Indikator dapat dilihat secara kuantitatif maupun kualitatif. Kuantitatif dengan melihat jumlah peserta yang terlibat, kualitatif dengan melihat hasil serapan peserta dalam kegiatan. 
  • Waktu. Waktu pelaksanaan kegiatan. Usahakan waktu tersebut sesuai dengan sasaran dari kegiatan dan mempertimbangkan sumber-sumber daya yang ada. Penentuan waktu haruslah tepat.



Sistematika Program
    Setelah memahami langkah-langkah membuat program, maka mulailah menuliskan program yang akan dilaksanakan. Adapun sistematika penulisan program : 
  1. Latar Belakang (atau Pendahuluan). Dalam latar belakang memuat alasan mengenai pentingnya program kerja bagi organisasi, serta sebagai bagian dari keberlanjutan kinerja organisasi. Program kerja juga mengikat seluruh elemen dalam organisasi. 
  2. Dasar pembuatan program. Landasan atau dasar dari pembuatan program, seperti aturan organisasi atau hasil rapat. 
  3. Profil Organisasi. Berisikan sejarah organisasi dan gambaran umum mengenai organisasi. 
  4. Analisa kondisi Organisasi (SWOT). Memuat hasil analisa yang dilakukan terhadap organisasi, yakni kekuatan yang dimiliki, kelemahan, peluang dan ancaman. Hal ini akan membantu dalam perencanaan program dan pelaksanaan program nantinya.
  5. Rumusan Program Kerja. Seluruh keputusan mengenai KPU, PU dan Kegiatan (Program Kegiatan) yang akan dilaksanakan dalam satu periodesasi. Akan lebih baik jika juga dilengkapi dengan deskripsi program, sehingga memudahkan pelaku organisasi dalam mengukur keberhasilan program pada akhirnya. 
  6. Jadwal Pelaksanaan Program. Seluruh kegiatan (Program Kegiatan) yang telah direncanakan perlu disesuaikan jadwal atau waktu pelaksanaannya, sehingga tidak mengalami tabrakan. Dengan adanya jadwal, memungkinkan program dapat berjalan sesuai dengan rencana.



Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dan Dihindari Dalam Membuat Perencanaan Program Kerja
Yang perlu diperhatikan dalam membuat program kerja yakni :
  • Program kerja harus melibatkan seluruh anggota organisasi 
  • Program harus kreatif. Yang dimaksud dengan kreatif yakni program haruslah memunculkan ide-ide atau gagasan yang baru. Dengan kata lain program tersebut haruslah memiliki unsur daya cipta untuk mencapai tujuan organisasi. 
  • Program harus inovatif. Program haruslah merupakan pengembangan dari sesuatu yang sudah ada atau sebelumnya. Program harus menciptakakan sesuatu yang baru dan dapat memberikan pengaruh kuat pada pencapaian tujuan dan aktivitas organisasi. 

Ada beberapa hal yang harus dihindari dalam melakukan perencanaan kerja :
  • Hindari untuk melakukan plagiasi/ copy paste kegiatan. Seringkali untuk mempermudah dalam pembuatan program, organisasi melakukan plagiasi program sebelumnya untuk dilaksanakan pada periode berikutnya. Hindari perilaku ini, karena akan mematikan kreativitas organisasi dan tidak memfokuskan pada pengembangan organisasi. 
  • Program menjauh dari visi. Kadangkala ada beberapa program yang dengan alasan inovatif, namun menjauh dari visi organisasi. Hindari adanya program seperti ini, karena tujuan dari program yakni menjawab capaian visi organisasi bukannya menciptakan/ membelokan visi organisasi. 

Penutup 
     Perencanaan program sangat penting bagi perkembangan organisasi. Dengan melakukan perencanaan program, maka organisasi sudah yakin dengan keberlangsungan dan aktivitasnya dimasa periodesasi tertentu. Perencanaan program juga membantu setiap pelaku dalam organisasi untuk bertindak sesuai dengan yang diharapkan dan berlangsung secara terencana serta sistematis. Organisasi yang sukses, yakni organisasi yang memahami kebutuhan organisasi, merencanakan program untuk menjawab kebutuhan dan melaksanakan program tersebut secara bertanggung jawab.


* DIbawakan Ricky Arnold Nggili, pada reorientasi (pelatihan & workshop) LK FTI - UKSW. Di Wisma retreat bukit Soka, tanggal 25 Agustus 2012

(Link : http://rickyanggili.blogspot.com/2013/08/perencanaan-program-kerja-strategis.html)