Manajemen Organisasi dan Organization Learning - RICKY ARNOLD NGGILI

Pendahuluan 

   Globalisasi menghantar dunia pada wajah yang baru. Perubahan sistem budaya, politik, ekonomi dan teknologi sangat dipengaruhi oleh arah gerak arus informasi dalam era ini. Budaya yang sifatnya lokal dan tertutup berganti dengan budaya global yang terbuka. Politik tradisional yang fundamental berubah menjadi kebebasan yang dinamis. Ekonomi yang yang cakupan pasarnya dahulu sempit mengikuti wilayah, menjadi cakupan yang luas dan menciptakan berbagai peluang usaha dengan perputaran uang yang semakin cepat. Teknologi yang dahulunya bergerak sesuai keinginan manusia, saat ini bergerak sendiri dan terkesan mulai menguasai manusia. Dunia tidak lagi sempit dan asing. Ia menjadi luas dan memperluas jejaring pertemanan serta kekerabatan. Dunia yang ditinggali manusia saat ini menjadi dinamis dan kompleks. 

   Wajah dunia yang berubah,juga berimplikasi pada perubahan wajah organisasi. Sebagai sebuah institusi bentukan manusia, organisasi dalam era globalisasi semakin menuntut perubahan yang sangat cepat. Di era ini, organisasi dituntut untuk selalu membuka diri terhadap perubahan dan terus berupaya menyusun strategi serta kebijakan yang selaras dengan perubahan lingkungan, baik lingkungan internal organisasi maupun lingkungan masyarakat yang secara langsung bersinggungan dengan perkembangan organisasi. Kebutuhan akan perubahan ini sangat bergantung kepada kemampuan para pelaku dalam organisasi untuk melakukan adaptasi dengan perubahan yang terjadi dalam lingkungan. 

   Organisasi harus mampu mengelolah berbagai atribut dalam dirinya sehingga menguasai aspek-aspek strategis, yang potensial untuk perluasan cara pandang dari bentuk tradisional ke bentuk yang modern dan lebih fleksibel. Dalam bagian inilah manajemen sangat dibutuhkan untuk mengelolah perubahan tersebut. Pengetahuan tentang perilaku organisasi, visi dan misi, serta budaya organisasi merupakan kebutuhan dasar dalam melakukan perubahan. Dan untuk melakukan hal ini diperlukan pribadi-pribadi yang terampil, cakap, dan mampu melihat peluang dalam kompleksitas yang ada di lingkungan. Peluang telah ada dalam arus gobalisasi, tinggal bagaimana para pelaku dalam organisasi melakukan pengendalian, hingga mampu memanfaatkan peluang tersebut menuju pada organisasi yang terus belajar secara berkelanjutan dan mengarah pada visi organisasi. 

Manajemen Organisasi 

Definisi manajemen menurut George R. Terry (2000), adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan organisas. Lebih lanjut George R. Terry mengungkapkan bahwa prinsip dan fungsi manajemen meliputi: Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian. Ahli manajemen lainnya, yakni Andrew Fikun mengaitkan manajemen dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikannya sebagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien. Dengan demikian manajemen secara umum dapat dijelaskan sebagai proses dalam membuat perencanaan, pengorganisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha dari anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. 

   Berikutnya pengertian tentang organisasi. Menurut Dwight Waldo (2000) Organisasi merupakan suatu struktur dan kewenangan-kewenangan serta kebiasaan dalam hubungan antar individu pada suatu sistem administrasi. Sedangkan menurut Marshall Dimock dan Glade Dimock (1996), mendefinisikan organisasi adalah suatu cara yang sistematis untuk memadukan bagian-bagian yang saling bergantung menjadi suatu kesatuan yang utuh, di mana kewenangan, koordinasi, dan pengawasan dilatih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dengan dua definisi itu, maka organisasi dapat dirumuskan sebagai wadah tempat terselenggaranya administrasi, yang didalamnya terjadi hubungan antar individu atau kelompok dengan tugasnya masing-masing untuk melangsungkan proses aktivitas berdasarkan kineja masing-masing. Adapun karakteristik umum dari organisasi adalah 1) Dinamis, disebabkan oleh adanya perubahan kondisi budaya, teknologi dan social yang tejadi; 2) Memerlukan informasi dan proses komunikasi; 3) Memiliki maksud dan tujuan tertentu; 4) Terstruktur hingga pada aktivitas kerja, sebagai upaya untuk mencapai tujuan organisasi. 

   Apabila kedua terminologi tersebut (Manajemen dan Organisasi) digabungkan menjadi satu substansi yang dinamakan Manajemen Organisasi, maka mengandung makna yang lebih kompleks. Adapun manajemen organisasi adalah proses dalam membuat perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan memimpin berbagai usaha dari individu dalam organisasi, serta menggunakan semua sumber daya organisasi secara sistematis, dengan memadukan bagian-bagian yang saling tergantung menjadi suatu kesatuan yang utuh dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. 

   Menurut Andrew J. Dubrin (1990) fungsi manajemen meliputi empat fungsi pokok, yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling). Selanjutnya George R. Terry, mengungkapkan fungsi manajemen, yakni perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), Pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controlling). George R. Terry memasukan fungsi kepemimpinan ke dalam pelaksanaan (actuating), karena dalam pelaksanaan ada proses pengarahan yang termasuk dalamnya adalah fungsi kepemimpinan. 

   Menurut George R. Terry, perencanaan (planning) adalah suatu aktivitas menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok, untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut Gary A. Yukl (1996), perencanaan mengandung makna sebuah aktivitas untuk memutuskan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa yang akan melakukannya, dan bilamana akan dilakukan. George R.Terry dan Gary A. Yukl mengindikasikan bahwa, perencanaan merupakan kegiatan membuat keputusan mengenai program kerja, sasaran, prioritas, strategi, struktur formal, alokasi sumber-sumber daya, penunjukan tanggungjawab dan pengaturan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Perencanaan merupakan proses pembuatan blueprint secara sistematis dan terukur, guna mewujudkan tujuan organisasi. 

   Setelah perencanaan dibuat, maka fungsi selanjutnya adalah pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan proses membagi kerja ke dalam tugas-tugas yang lebih spesifik, membebankan tugas-tugas kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan mengalokasikan sumber daya serta mengkoordinasikannya dalam rangka efektifitas pencapaian tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, akivitas pengorganisasian melingkupi: 1) Membagi komponen-komponen kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan ke dalam kelompok-kelompok; 2) Membagi tugas kepada seorang manajer untuk akan melaksanakan tugas tersebut; 3) Menetapkan wewenang di antara kelompok atau unit-unit organisasi. Dalam melakukan aktvitas pengorganisasian harus sesuai dengan blueprint yang telah dibuat dalam perencanaan. Menurut Tanri Abeng (2006), dalam pengorganisasi terdapat empat kegiatan, yakni: 1) Defining Work, yakni mengidentifikasi kegiatan-kegiatan prioritas yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan mengarah pada misi organisasi; 2) Grouping Work, yaitu mendesain struktur organisasi, sehingga setiap orang dapat berkontribusi untuk mencapai misi organisasi; 3) Assigning Work, yaitu mengalokasikan kegiatan sehingga setiap orang dapat meraih sasaran unit kerjanya masing-masing. Pada penugasan indivdu harus diikuti dengan proses pendelegasian tanggung jawab yang disertai dengan kewenangan dan akuntabilitas untuk dipertanggung jawabkan; 4) Integrating Work, yaitu memadukan antara pekerjaan satu dan yang lain agar proses kerja dapat berjalan dengan baik dan sinergis. 

   Berikutnya adalah pelaksanaan (actuating). Sebagaimana telah dijelaskan diatas, bahwa dalam pelaksanaan, terdapat juga aktivits kepemimpinan. Tujuan dari fungsi pelaksanan adalah memastikan penerapan kegiatan sesuai dengan putusan yang didapatkan dalam perencanaan. Adapun aktivitas pelaksanaanss meliputi aktivitas pemberian pengarahan kepada staf, memotivasi dan menginspirasi, dan mengambil keputusan. Dengan memperhatikan ketiga aktivitas tersebut maka seorang pemimpin organisasi, harus mampu untuk menjaga harmonisasi dan sinergitas saat pelaksanaan. Pelaksanaan yang baik adalah mengoptimalkan sumber daya yang ada guna pencapaian tujuan kegiatan. 

   Pada akhirnya fungsi yang terakhir adalah pengawasan atau pengendalian (controlling). Pengawasan adalah keseluruhan upaya pengamatan pelaksanaan kegiatan operasional guna menjamin bahwa kegiatan tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun fungsi pengawasan meliputi aktivitas penentuan standar, supervisi dan mengukur pelaksanaan terhadap standar dan memberikan keyakinan bahwa tujuan organisasi tercapai. Pengawasan dilakukan seiring dengan proses, sejak awal sampai akhir. Oleh karena itu pengawasan juga meliputi aktivitas monitoring dan evaluasi. Pengawasan yang baik mengacu pada prinsip-prinsip berikut: 1) Prinsip pencapaian tujuan (principle of assurance of objective), 2) Prinsip efisiensi pengendalian (principle of effisience of control), 3) Prinsip kontrol tanggung jawab (principle of control of responsibility), 4) Prinsip pengendalian terhadap masa depan (principle of future control), 5) Prinsip pengendalian langsung (principle of direct control), 6) Prinsip refleksi perencanaan (principle of reflection of plan), 7) Prinsip individualitas kontrol (principle of individuality of control), 8) Prinsip pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control), 9) Prinsip peninjauan kembali (principle of review), 10) Prinsip tindakan (principle of action). 

Organization Learning 

Konsep organization learning (organisasi belajar) pertama kali diperkenalkan oleh John Dewey pada tahun 1938 lewat bukunya Experience and Education.” Dalam buku ini, ia memaparkan secara komprehensif tentang experiencial learning sebagai suatu lingkaran aktivitas yang berlangsung secara terus menerus. Selanjutnya learning organization menjadi istilah yang populer semenjak Peter Senge pada tahun 1990 melontarkan gagasannya dalam buku The Fifth Discipline. Semenjak itu, banyak organisasi profit maupun non profit menerapkan prinsip ini dalam motto organisasi mereka. Menurut Peter Senge (1990), “learning organizations [are] organizations where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning to see the whole together” (Organisasi belajar adalah organisasi-organisasi di mana orang mengembangkan kapasitas mereka secara terus-menerus untuk menciptakan hasil yang mereka inginkan, di mana pola pikir yang luas dan baru dipelihara, di mana aspirasi kolektif diperolehkan, di mana orang-orang belajar tanpa henti untuk melihat segala hal secara bersama-sama). Lebih lanjut Pedler, Burgoyne dan Boydell (2009) mengemukakan bahwa organisasi belajar itu adalah “an organization that facilitates the learning of all its members and continuously transforms itself to achieve superior competitive performance.” (Organisasi belajar adalah suatu organisasi yang memberi kemudahan seluruh anggotanya untuk belajar dan mengubah bentuk organisasi secara terus-menerus guna memperoleh prestasi dan daya saing yang unggul). Dengan kedua definisi ini, maka organisasi belajar merupakan organisasi yang dapat mengembangkan kapasitas pola pikir dan kapasitas individu, cita-cita bersama dan memiliki karakter belajar secara berkelanjutan, sehingga mengubah organisasi untuk memiliki daya saing tingkat tinggi. 

   Adapun komponen-komponen dalam organisasi belajar adalah: 

1. Kapasitas individu 

Mengembangkan kapasitas individu dalam organisasi merupakan suatu cara untuk menjawab tujuan organisasi. Dalam teori organisasi, tujuan individu dan tujuan organisasi selalu bersinggungan. Untuk itu dengan mengembangkan kapasitas individu, maka organisasi menghargai setiap individu memiliki keunikan potensi, dan potensi tersebut dapat berkontribusi besar dalam mencapai tujuan organisasi. Disini organisasi akan menggapi tujuannya, dan individu dalam organisasi akan terus membangun potensi dalam dirinya sehingga berkualitas dan memiliki daya saing. 

2. Pola pikir 

Membangun pola pikir adalah suatu kesadaran bersama untuk melihat kompleksitas permasalahan yang dihadapi dan saling kebergantungan yang positif dalam merespon segala pengaruh dan berbagai bentuk perubahan yang terjadi. Dunia berubah semakin cepat, untuk itu dibutuhkan bangunan pola pikir yang sistemik dalam menghadapi dunia yang dinamis tersebut. Dalam organisasi belajar, riset dan pengembangan merupakan suatu keharusan. Tiap individu tidak harus terus dengan pola pikir yang lama dan dapat menghambat mereka dalam dunia yang cepat berubah. Secara organisasi, perubahan pola pikir sangat dibutuhkan untuk mejaga kelangsungan organisasi di masa datang. 

3. Aspirasi bersama 

Aspirasi bersama adalah tuuan, arah dan sasaran yang hendak dicapai dalam kurun waktu tertentu. Hal ini menggambarkan adanya harapan dan cita-cita yang ingin dicapai pada masa akan datang. Setiap individu dalam organisasi berhak dalam merumuskan tujuan yang harus dicapai organisasi, walaupun tujuan tersebut tidak akan keluar dari tujuan organisasi. Untuk itu tujuan ini harus dibagikan dan dipahami oleh setiap anggota organisasi. Pada komponen ini, setiap anggota organisasi harus memahami secara benar tujuan organisasi, dan bagaimana cara menggapainya. 

4. Belajar berkelanjutan, 

Komponen berikutnya, yakni organisasi juga seharusnya memberikan kesempatan kepada setiap individu dalam organisasi untuk belajar secara terus-menerus dan berkelanjutan. Mereka akan belajar dari pengalaman masa lalu dan berefleksi untuk mengambil makna pembelajarannya, serta mendesain pengembangan pembelajaran yang diinginkan untuk masa akan datang. Tiap individu dalam organisasi harus berkembang secara kapasitas dan kuantitas. Mereka harus mengembangkan hasil akhir belajarnya, dari sekedar tahu menjadi memahami, dari memahami menjadi bisa melakukan, dan dari biasa melakukan menjadi terampil. Tiap indvividud dalam organisasi dapat belajar dengan metode collaborative learning, yang akan membantu mereka untuk belajar dari orang lain dan survive dalam lingkungan belajar dimanapun. 

5. Transformasi organisasi 

Dengan menerapkan empat komponen diatas maka akan tercipta sebuah proses transformasi organisasi dalam menghadapi perubahan global. Organisasi membentuk kompetensi individual anggotanya untuk berdaya saing, yang sekaligus membentuk lembaganya menjadi organisasi yang unggul. Dalam melakukan transformasi organisasi, selain kompetensi anggota, juga membutuhkan kepemimpinan yang mampu berselancar dalam perubahan, menunju pada visi dan misi organisasi. Anggota yang memiliki kemampuan belajar yang tinggi, dan pemimpin yang dapat memberdayakan seluruh elemen organisasi, akan membuat transformasi organisasi akan lebih cepat tercipta. Dengan dukungan lingkungan organisasi belajar yang kondusif, maka akan diciptakan individu yang berpengetahuan tinggi dan membentuk karakter pemimpin masa depan. 

6. Daya saing hasil. 

Komponen terakhir adalah daya saing. Dengan memiliki organisasi yang mampu mentransformasi diri dan terus belajar, maka kualitas karakter, pengetahuan dan ketrampilan organisasi serta individu dalam organisasi akan terus terasah dalam dunia yang kompleks. Dengan demikian oganisasi belajar mengarahkan pembentukan aktvitas organisasi pada daya kompetitif yang positif untuk membangun dunia masa depan yang lebih baik. 

   Selanjutnya Marqurdt (1996) menyajikan ke-enam komponen tersebut ke dalam sistem dan sub system dari organisasi belajar. Sistem organisasi belajar yang dimaksud terdiri atas: sub sistem belajar itu sendiri, sub sistem organisasi, sub sistem orang, sub sistem pengetahuan, dan sub sistem teknologi. 

                                 Sistem Organisasi Belajar 

Sub sistem belajar terdiri atas: 1) Tingkat belajar yang mencakup: tingkat individu (belajar meningkatkan komitmen dan kemampuan individu), kelompok (Belajar dalam kelompok-kelompok untuk mengajari proses, ketrampilan pemecahan masalah dan ketrampilan interaksi kelompok) dan organisasi (belajar pengembangan wawasan, pengetahuan dan model organisasi, serta belajar membentuk pengetahuan masa lalu dari organisasi); 2) Jenis belajar yang terdiri atas: adaptif (belajar dari pengalaman dan refleksi: aksi-refleksi-feedback), antisipatori (belajar dari harapan masa depan: visi-refleksi-tindakan), deuteron (belajar dari keyakinan pada asumsi yang telah dibangun organisasi), dan tindakan (pekerjaan pada permasalahan yang nyata); (3) Keterampilan belajar yang mencakup: sistem berpikir/ system thinking (Belajar membuat kerangka konseptual untuk merubah pola-pola/ system dapat lebih efektif), model mental (belajar menggali gambar-gambar mental dan membawanya ke permukaan), penguasaan perorangan/ personal mastery (Belajar berkomitmen untuk meningkatkan ketrampilan khusus dan mengembangkan pengalamannya), belajar beregu/team learning (belajar berinteraksi dan menyerasikan kapasitas tim), visi bersama (belajar untuk memberi focus dan energi untuk visi bersama), dan dialog (belajar mengangkat pemikiran dan komunikasi). 

   Lebih lanjut, Marquardt (1996) mengelompokkan sub sistem organisasi ke dalam empat bagian, yakni visi, budaya, struktur, dan strategi organisasi. Sedangkan sub sistem orang dibagi ke dalam enam bagian yakni, manajer/pemimpin, pegawai/pengurus organisasi, pelanggan/ anggota organisai, partner/ rekan kerja, aliansi atau persekutuan, masyarakat, pengecer dan pengguna. Sub sistem pengetahuan terdiri atas pemerolehan pengetahuan, kreasi, transfer dan pemanfaatan, serta penyimpanan pengetahuan. Dan terakhir sub sistem teknologi dibagi ke dalam: teknologi informasi, belajar berdasarkan teknologi, dan sistem pendukung kinerja elektronik. Marquardt menekankan bahwa semua komponen itu merupakan satu kesatuan yang sistemik. 

   Dengan demikian organisasi belajar merupakan melibatkan proses belajar secara komprehensif dalam organisasi. Secara tradisional, organisasi hanya dipandang lewat teori strukturalis. Namun lewat konsep ini, organisasi dipandang sebagai sebuah system yang mampu menghidupkan kelembagaan dan individu-individu dalam lembaga tersebut. 

Penutup 

Dalam perubahan zaman, setiap organisasi diharapkan dapat mampu atraktif dan antisipatif terhadap perubahan tersebut, tanpa meninggalkan visinya. Dengan organization learning, organisasi akan terus berkembang menuju peradaban, tanpa mengulang pengalaman negatif di masa lalu. Penguasaan konsep ini dalam menerapkan manajemen organisasi, akan membantu seorang pemimpin untuk menjadi seseorang yang bertanggung jawab. Secara umum organization learning membentuk profil organisasi yang memiliki dinamika belajar, kemampuan transformasi organisasi, pemberdayaan orang, menerapkan manajemen pengetahuan, dan mampu mengamplikasikan teknologi. Diharapkan organization learning akan membantu terjaganya roh sejarah organisasi di masa sekarang dan akan datang. 

(Materi ini disusun dan dibawakan oeh Ricky Arnold Nggili dalam pra pleno GMKI cabang Salatiga, tanggal 23 Januari 2019, pukul 18.00-20.00 wib, di Yayasan Bina Darma Salatiga)