Manajemen Waktu - RICKY ARNOLD NGGILI

Untuk mengetahui nilai satu tahun, tanyakanlah pada seorang siswa yang gagal dalam ujian. 

Untuk mengetahui nilai satu bulan, tanyakanlah pada seorang ibu yang melahirkan prematur. 

Untuk mengetahui nilai satu minggu, tanyakan seorang editor majalah mingguan. 

Untuk mengetahui nilai satu hari, tanyakan seorang buruh harian yang punya banyak anak untuk diberi makan. 

Untuk mengetahui nilai satu jam, tanyakan sepasang kekasih yang sedang menanti waktu untuk bertemu. 

Untuk mengetahui nilai satu menit, tanyakan seorang yang ketinggalan kereta. 

Untuk mengetahui nilai satu detik, tanyakan seorang yang selamat dari kecelakaan maut. (Anonim)

Pendahuluan

     Waktu merupakan nilai yang paling penting dalam aktivitas manusia. Waktu datang dan berlalu sebagai bagian dalam kehidupan manusia untuk menciptakan nilai atau makna atas kehidupan. Semua hal membutuhkan waktu, tidak peduli apapun itu. Entah itu ketika melakukan aktivitas belajar, makan, melaksanakan ibadah, berdiskusi, bermain, berolah raga dan lainnya. Waktu menjadi batas awal dan berakhirnya sebuah aktivitas. Waktu menjadi batasan yang disadari atau tidak disadari. 

     Setiap orang membutuhkan waktu, namun kadangkala ada juga yang membuang-buang waktu. Ketika waktu yang dilalui tidak cukup atau terlalu cepat, barulah kita sadar bahwa waktu itu sangat penting dan haruslah dimanfaatkan seoptimal mungkin. Banyak kesempatan terbuang, hanya disebabkan oleh tidak memperhatikan waktu dan menganggap remeh waktu yang diberikan. Keterlambatan naik kereta, dikejar-kejar dalam mengerjakan tugas, terlambat hadir dalam suatu kegiatan dan hal lainnya merupakan tindakan acuh dan kesalahan dalam mengatur waktu. Yang menyebabkan waktu seperti mendesak dan menjadi pendek untuk melaksanakan aktivitas. Untuk itu diperlukan suatu kesadaran dalam mengelolah dan mengatur waktu. 

     Dalam materi ini, akan dipaparkan manajemen waktu secara sederhana. Mengapa waktu harus di-manage ? Manajemen waktu merupakan suatu tindakan mengelola dan mengatur waktu yang digunakan dalam aktivitas, untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam melakukan manajemen waktu ada tindakan manajemen yang digunakan, yakni merencanakan, melaksanakan (pengawasan) dan mengevaluasi. Diharapkan dengan tindakan ini, waktu akan terpakai secara ooptimal. Sehingga tujuan individu akan tercapai secara efektif.

Prinsip dalam Manajemen Waktu

     Waktu akan terus berjalan, walaupun sebuah ativitas belum selesai dilakukan. Waktu merupakan sebuah roda yang tidak akan pernah berhenti untuk berputar. Untuk itu dalam melakukan manajemen waktu ada hal prinsip yang harus diperhatikan. Mengapa hal ini sangat penting ? Karena banyak orang memanfaatkan batas waktu akhir sebagai acuan, dan bukan efektifnya waktu yang digunakan. Misalnya pada saat mengerjakan tugas tertentu, seringkali waktu yang diberikan satu minggu tidak sepenuhnya digunakan sebagai waktu untuk mengerjakan tugas tersebut, namun waktu 2 hari sebelum 1 minggu berakhirlah yang digunakan untuk menyelesaikan tugas. Kalau demikian, lalu mengapa batas waktu akhir pengerjaan tugas diberikan 1 minggu, padahal hanya 2 hari saja bisa diselesaikan. Contoh tersebut adalah tindakan tidak adanya prinsip dalam menggunakan waktu. 

     Dalam menggunakan waktu seseorang harus menggunakan prinsip efisiensi dan efektivitas. Efisiensi dimaksudkan bahwa waktu yang digunakan haruslah optimal (bukan berpatokan pada panjang & pendeknya waktu). Dengan berprinsip efesien, maka seseorang akan menggunakan waktu sebaik mungkin tanpa meninggalkan sedetik pun terlewatkan, karena tujuan dari efisiensi adalah pencapaian tujuan yang optimal. Sedangkan efektifitas berkaitan dengan memanfaatkan waktu untuk tujuan yang tepat. Dengan demikian, efisiensi dan efektifitas memungkinkan aktifitas dilakukan secara optimal dengan waktu yang tidak banyak terbuang serta tujuan dapat tercapai. 

    Prinsip lainnya mengacu pada aturan Pareto. Dalam buku “Essentials:80/20 Management” Vilfredo Pareto (seorang ekonom Itali) memberikan dorongan agar menggunakan 20% waktu untuk aktivitas atau kegiatan yang berdampak sangat besar, atau juga memiliki pengaruh terhadap tujuan lebih besar. Dengan menggunakan waktu 20% untuk aktivitas yang memiliki pengaruh sangat besar, maka anda akan mendapatkan 80% hasil. Hal ini berbeda dengan yang sering kita lakukan, menggunakan waktu 80% untuk mencapai hasil yang 20%. Seringkali kita bekerja sangat keras untuk mendapatkan sesuatu yang jika diukur tidak seimbang dengan kerja keras yang telah kita lakukan. Dengan prinsip 20/80 persen dari hukum Pareto, maka kita akan menggunakan waktu hanya 20% untuk hasil yang lebih besar.

Jenis-jenis Waktu
Ada 2 jenis waktu berdasarkan pengelolaannya :

1. Waktu yang tidak dapat diatur. Yang dimaksud dengan waktu yang tidak dapat diatur, adalah waktu yang tidak dapat diatur untuk melakukan atau dimanfaatkan untuk aktivitas-aktivitas yang lain, karena waktu ini hanya dimanfaatkan untuk kebutuhan primer manusia. Waktu yang tidak dapat diatur seperti : waktu makan, waktu istirahat, dan waktu bersosialisasi (keluarga) .Waktu jenis ini haruslah diperhatikan dan wajib untuk disediakan dalam rencana aktivitas. Karena jika kebutuhan primer terganggu, maka akan mengganggu keseimbangan tubuh manusia dan berakibat mengganggu aktivitas lainnya. Untuk itu waktu ini haruslah diperhatikan dan digunakan secara bijaksana, sehingga tidak mengganggu aktivitas lainnya.
2. Waktu yang dapat diatur. Jenis waktu ini dapat diatur atau dimanfaatkan untuk aktivitas-aktivitas lain. Waktu ini dapat dijadikan potensi untuk peningkatan kinerja, potensi dan hal lainnya yang berkaitan dengan pencapaian tujuan pribadi. Jenis waktu ini dibagi 2 berdasarkan biological time manusia :            a) Waktu puncak. Waktu puncak, yakni waktu kondisi tubuh manusia sedang prima untuk bekerja (dari jam 07.00 hingga jam 19.00). Pada saat waktu puncak, aktivitas dapat melakukan pekerjaan-pekerjaan yang penting dan berat. Karena pada saat ini, otak sedang bekerja dengan baik dan tubuh dapat terpacu dengan semangat. b) Waktu Lembah. Waktu lembah, yakni saat tubuh sedang lelah atau belum maksimal dalam bekerja (seperti sebelum jam 07.00, jam 15.00 dan jam 22.00). Pada saat ini hindarkan tubuh dari aktivitas yang berlebihan, karena tubuh kurang bersemangat. Jika dipaksakan mengerjakan aktivitas, kadang kala hasil yang didapatkan kurang memuaskan.

Langkah-Langkah Dalam Mengelolah Waktu

     Dalam mengelolah waktu perhatikanlah jenis-jenis waktu diatas. Jangan sampai pada waktu puncak, anda mengerjakan pekerjaan yang ringan dan sebaliknya pada saat waktu lembah mengerjakan hal-hal yang berat. Karena memang seringkali hal tersebut yang kita lakukan. Pada saat jam-jam kerja, aktivitas lebih terbuang untuk hal-hal yang ringan, sedangkan pada saat jam-jam istirahat, saat itulah “lembur” digunakan untuk mengejar tujuan. Hal ini akan menyebabkan hasil yang dicapai kurang maksimal. Lebih efesien jika pada saat waktu puncak, anda mengerjakan hal-hal yang berkaitan dengan pencapaian maksimal tujuan individu. Sedangkan pada waktu lembah, anda mengerjakan hal-hal yang ringan. 

Ada beberapa langkah dalam mengelola waktu yang perlu diperhatikan : 

1. Tentukan tujuan

     Sebelum merencanakan aktivitas waktu, yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah menentukan tujuan yang ingin anda capai. Penentuan tujuan dapat diambil dari tujuan ideal individu anda, dan diturunkan ke dalam tujuan-tujuan periodik (bulanan atau mingguan). Tujuan seperti : Memiliki kemampuan organisasi, Memiliki spiritualitas yang tinggi, Pandai bersosialisasi, dan lainnya. 

2. Buatlah rencana aktivitas periodik

     Setelah itu rencanakanlah aktivitas-aktivitas yang anda akan lakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Aktivitas-aktivitas tersebut harus fokus pada tujuan dan jangan terjadi bias. Setelah menentukan aktivitas, maka buatlah tabel rencana waktu untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut. Rencana waktu tersebut harus memperhatikan waktu puncak dan waktu lembah sehingga ada keseimbangan dalam pencapaian tujuan. 

3. Tentukan skala prioritas

     Setelah membuat tabel rencana aktivitas, selanjutnya tentukanlah skala prioritas. Skala prioritas menunjukkan aktivitas mana yang didahulukan (diprioritaskan), didelegasikan, ditunda dan dilupakan. Mengapa skala prioritas harus ditentukan ? Karena dengan penentuan skala prioritas, maka tidak semua aktivitas akan anda lakukan, namun ada beberapa aktivitas yang dapat didelegasikan ke teman atau orang lain, dan juga ada aktivitas yang dapat anda tunda, bahkan jika ada aktivitas yang tidak mendukung dapat anda lupakan. 

4. Mahirlah dalam melakukan aktivitas sesuai rencana periodik

     Setelah menentukan skala prioritas, maka anda tinggal meng-eksekusi rencana anda dalam melakukan manajemen waktu. Mahirlah dalam memperhatikan aktivitas dan waktu yang ditentukan. Jika anda terbiasa untuk mahir, maka suatu saat aktivitas-aktivitas prioritas akan dengan mudah anda lakukan. Selain itu jika ada waktu luang, manfaatkanlah untuk bersantai dan beristirahat, atau dapat juga digunakan untuk bersosialisasi. 

Bentuk kemahiran lainnya adalah menggabungkan beberapa aktivitas yang dilakukan dalam suatu waktu. Aktivitas tersebut janganlah terlalu besar, agar tidak membebani anda dalam mencapai tujuan.

5. Evaluasilah tingkat keberhasilan dan rencana aktivitas berikutnya 

     Setelah beberapa waktu (periode tertentu) anda melaksanakan aktivitas anda, maka anda perlu melakukan evaluasi tingkat keberhasilan dari rencana aktivitas yang telah anda lakukan. Evaluasi dilakukan juga untuk melihat capaian aktivitas terhadap tujuan. Ingat bahwa dalam manajemen waktu anda haruslah efesien dan efektif. Efesien dalam menggunakan waktu dan efektif dalam mencapai tujuan. 

     Jika pada evaluasi ada aktivitas yang belum anda lakukan, maka dapat direncanakan dalam rencana aktivitas berikutnya.

Tabel Aktivitas Mingguan

    Pertama tentukan tujuan anda dalam satu minggu ini. Selanjutnya perhatikan waktu-waktu yang tidak dapat diatur, seperti makan, istirahat, bersosialisasi dan kuliah. Isilah waktu yang tidak dapat diatur terlebih dahulu, sehingga terakomodir dan tidak mengganggu waktu aktivitas lainnya. Berikutnya tentukan aktivitas prioritas yang mengarah ketujuan selama satu minggu, dan jadwalkan secara detail. Setelah anda membuat tabel rencana aktivitas, maka periksa lagi dan tandai sehingga anda ingat dalam melaksanakannya. 

Dalam melakukan aktivitas, ada beberapa hal tambahan yang perlu diperhatikan :

• Janganlah berpikir perfeksionis, tapi berupayalah agar semua berjalan sesuai rencana anda
• Belajarlah berkata tidak untuk aktivitas yang bukan prioritas anda
• Usahakan jangan melakukan aktivitas yang mendesak
• Lakukan aktivitas yang penting (prioritas) dan terencana
• Gabunglah beberapa aktivitas
• Jika ada aktivitas yang dapat dilakukan secara bersamaan, maka mahir-mahirlah dalam mengaturnya, sehingga tidak kerepotan
• Jika ada waktu luang, dapat diisi dengan aktivitas bermanfaat lainnya

Trik Memanfaatkan Waktu Secara Efesien

     Rencana waktu aktivitas kadangkala menjadi tidak terpakai saat hal tersebut menjadi rutinitas. Hal ini seperti bangun pagi, berangkat kuliah, belajar, makan dan istirahat. Jika hal tersebut terjadi terus menerus, suatu saat anda akan meninggalkan tabel rencana aktivitas, karena telah menjadi rutinitas. Hidup anda akan menjadi kaku dan tidak dinamis. Untuk itu diperlukan beberapa trik yang dapat membuat aktivitas tidak kaku, efesien dan tidak keluar dari rencana.

1. Berupayalah dalam melaksanakan aktivitas dengan metode yang menarik dan kolaboratif. Seperti pada saat anda makan siang, dengan diselingi bersosialisasi dengan teman-teman. Atau dapat juga makan siang dengan rekan kerja, sambil berdiskusi tentang tugas-tugas kantor. 
2. Dalam melakukan kolaborasi aktivitas, jangan sampai aktivitas-aktivitas berat yang dikolaborasikan. Selingilah antara aktivitas berat dan aktivitas ringan. Seperti berangkat kuliah, diselingi mampir untuk fotocopi undangan rapat. Makan siang salmbil mengevaluasi kembali aktivitas yang sudah dilakukan dan lainnya.
3. Jika anda ada teman yang dapat melakukan tugas lain, cobalah untuk delegasikan. Misalnya mengembalikan buku ke perpustakaan.
4. Lakukan aktivitas sekali jalan. Jika anda akan kesuatu tempat dan melewati beberapa tempat yang dapat membantu langsung melaksanakan aktivitas anda makan rencanakan secara detail dan laksanakan hal tersebut. Contohnya, anda akan kekampus pagi, dan hari ini dalam rencana aktivitas ada beberapa aktivitas lainnya, seperti fotokopi, beli kertas kuarto untuk panitia dan telepon konfirmasi tempat kegiatan. Jika jalur aktivitas anda melewati tempat fotokopi, toko alat tulis dan kantor, dan warung telekomunikasi (wartel), maka anda dapat mengagihkan waktu 1 jam perjalanan untuk melakukan 3 aktivitas tersebut sekaligus, sambil melangsungkan perjalanan menuju kampus. Dengan demikian beberapa aktivitas terselesaikan dipagi hari. 

Kebiasaan Buruk dalam Melakukan Manajemen waktu
     Beberapa hal di bawah ini adalah kebiasaan-kebiasaan buruk yang sering dilakukan dalam pengelolaan waktu.

• Sering kali terjebak dengan rutinitas yang sering dilakukan
• Melakukan aktivitas yang mudah duluan, sehingga kadangkala mengesampingkan skala prioritas dalam rencana aktivitas.
• Kadangkan terjebak dengan aktivitas-aktivitas darurat dan mengesampingkan aktivitas utama.
• Seringkali menunggu batas waktu hampir berakhir, baru mulai melaksanakan aktivitas (kejar target).
• Lebih cenderung menghabiskan waktu untuk melakukan aktivitas santai seperti menonton televisi, nongkrong, bergosip dan lainnya.

Penutup 

     Jika anda dapat mengelola dan mengatur waktu aktivitas anda, maka tujuan individu akan mudah dicapai. Dan jika tujuan tercapai, maka anda dapat dengan mudah menggapai cita-cita tertinggi anda. Banyak orang berpendapat bahwa proses adalah faktor penting dalam setiap pembelajaran, dan dalam proses tersebutlah waktu memainkan peranan pentingnya. Untuk itu manfaatkanlah waktu sebaik mungkin, karena waktu terus berputar, namun andalah yang dapat mengarahkannya.

*Dibawakan Ricky Arnold Nggili, pada pelatihan PDSPK level 1 GMKI Cabang Salatiga. Tanggal 18 Agustus 2012 bertempat di Menonite Training Center